Importanta competentei in planificare?

Ideea de afacere în sine poate fi perfect viabilă pentru orice om de afaceri experimentat sau competent, dar alt do­meniu care trebuie să fie luat în considerare este dacă între­prinzătorul nostru începător are sau nu are capacităţile şi competenţa necesare să facă să meargă afacerea. Are această persoană cunoştinţele tehnice necesare cu privire la acel pro­dus sau serviciu? Cunosc ei piaţa? Au ei vreo experienţă în vânzări? Pot ei conduce oameni şi repartiza sarcinile de lucru? Au ei cunoştinţele financiare necesare pentru a ţine evidenţa contabilă şi a asigura controlul creditului?

Dacă vreuna din aceste abilităţi lipseşte, poate ea să fie dobândită în timp sau va fi necesar să fie cumpărată, şi dacă acesta este cazul, pot ei să-şi permită costul presupus de aceasta? Cea mai mare diferenţă dintre directorii de firme mari şi cei de firme mici este faptul că managerul unei com­panii mari îşi poate permite să fie un specialist şi poate de obicei lăsa organizarea pe seama altcuiva dacă lui îi lipseşte pregătirea într-un domeniu anume, ca de exemplu, finanţe sau marketing. În schimb, într-o firmă mică, managerul are nevoie de o multitudine de calificări generale de afaceri, ca şi de cunoştinţe profunde despre produs sau serviciu.

Mai puţin de o treime din proprietarii de întreprinderi fac o pregătire pentru a obţine o calificare economică de bază înainte de a începe afacerea, 80% crezând că ei au deja calificările economice adecvate pentru a conduce întreprinderile lor.

În orice caz, aptitudinea personală nu este doar o pro­blemă de a avea o largă varietate de îndemânări de bază în ceea ce priveşte afacerea. Băncile de clearing au recunoscut aceasta cu câţiva ani în urmă şi, ca atare, au început să in­cludă în formularele lor standard de plan de afaceri întrebări care se referă la deprinderi personale, ca de exemplu, cum iţi gospodăreşti timpul personal şi cum te conduci pe tine însuţi. La fel, întrebări de genul: Eşti motivat tu însuţi? Eşti perse­verent sau renunţi uşor? Poţi să-ţi asumi responsabilitatea? Găseşti că este uşor să iei decizii? Eşti un organizator bun? Poţi să conduci şi să-i motivezi pe ceilalţi?

Acestea sunt aspecte care pot fi dezvoltate şi explicate într-un plan de afacere ca parte a profilului personal şi a planului personal de acţiune. Planul de afacere vă dă posibilitatea să puneţi accen­tul pe forţele voastre personale în aceste domenii şi să propuneţi felul în care intenţionaţi să îmbunătăţiţi acele de­prinderi care ele nu sunt atât de dezvoltate. Aceia care ignoră aceste întrebări fac asta pe propria lor piele, întrucât este puţin probabil ca băncile care împrumută să aibă vreo sim­patie pentru cineva care nu este în stare să răspundă acestor întrebări în mod deschis şi onest şi să recunoască propriile lor slăbiciuni.

Stabileste ţinte pre­cise şi măsurabile

Procesul de planificare a afacerii reprezintă o posibilitate ideală pentru a evalua şirul de calificări care sunt necesare pentru ca afacerea să aibă succes şi, în acelaşi timp, pentru a identifica orice decalaje potenţiale în acest domeniu.

După cum am explicat până acum, este imperativ ca pen­tru orice nouă afacere/întreprindere să fie definite în mod clar obiectivele şi parametrii în cadrul cărora ea va funcţiona; cu toate acestea, nu este suficient ca ele să fie exprimate doar ca simple declaraţii. Pentru ca noi să fim capabili să ne dăm seama dacă obiectivele pot fi atinse sau nu este necesar să le definim cât mai în detaliu posibil.

Aceste planuri ne oferă ţinte pre­cise şi măsurabile faţă de care putem compara şi monitoriza în mod continuu progresul şi realizările, ca de exemplu:

• planurile bugetare anuale, veniturile şi cheltuielile plani­ficate pentru fiecare lună, faţă de care veniturile şi cheltuielile reale pot fi monitorizate;

• previziunile marjelor profitului brut şi ale profitului net derivând din planurile bugetare, care pot fi moni­torizate pentru a surprinde orice problemă datorată cos­turilor în creştere, scăderilor în vânzări sau fluctuaţiei sezoniere în vânzări etc.

• efectele activităţilor reale de vânzare sau activităţilor promoţionale asupra veniturilor din vânzări sau asupra marjelor de profit;

• previziunile fluxului de numerar şi efectele acordării sau obţinerii de credite;

• nevoia de capital funcţional suplimentar pentru a susţine afacerea, de exemplu, prin intermediul unor împrumu­turi pe termen scurt sau pe termen lung pentru a înlesni extinderea afacerii;

• capacitatea de a vă permite o investiţie de capital – înlo­cuim sau reparăm? Producem noi componentele sau le cumpărăm? Folosim împrumuturi, cumpărări în rate pen­tru a achiziţiona echipamentul sau îl luăm în leasing?

Planificarea şi monitorizarea

Planificarea şi monitorizarea progresului şi realizărilor este o parte integrantă a elaborării politicii de afaceri. Ideea de afacere iniţială presupune elaborarea unor politici iniţiale prin care se stabilesc planurile şi ţintele financiare şi de marke­ting. Atingerea acestor ţinte sau modificările planurilor ca răspuns la factori şi schimbări exterioare va influenţa resursele disponibile pentru viitor care, ca răspuns, vor avea o influenţă asupra viitoarei politici a întreprinderii.

Acesta este ciclul constant – Plan, Implementare, Monitorizare şi Revizuire deşi în mod ideal, revizuirile ar trebui să ia forma unor pla­nuri proactive făcute prin anticiparea unor evenimente viitoa­re, mai curând decât sub forma unei serii de reacţii de răspuns la evenimente sau circumstanţe trecute.