Pași cheie în stabilirea unui sistem de arhivare eficient pentru IMM-uri

Firme cu dimensiuni mici, dar cu provocări mari, IMM-urile au nevoie de managementul documentelor de business, de la acte contabile și facturi, până la foi de parcurs și avize tehnice. Cum se poate implementa un sistem de arhivare eficient, la nivelul întreprinderilor mici și mijlocii? Aflați în continuare ce pași trebuie să urmeze antreprenorii din diferite domenii economice.

Identificarea nevoilor de arhivare ale unei afaceri de tip IMM

Identificarea nevoilor de arhivare ale unei afaceri de tip IMM implică o înțelegere aprofundată a tipului de documente financiare, documente de marketing, fișiere de personal, e-mailuri, proiecte și documentații tehnice. Înțelegerea naturii acestor date, frecvența cu care sunt actualizate și perioada pentru care trebuie păstrate reprezintă baza pentru consultanță în arhivare și  dezvoltarea un sistem de eficient de păstrare a documentelor de business.  

Un alt aspect important în identificarea nevoilor de arhivare este evaluarea cerințelor legale și de conformitate. Trebuie identificate reglementările obligatorii, în funcție de domeniul de activitate al fiecărei firme. Accesibilitatea și recuperabilitatea datelor reprezintă și ele criterii relevante în identificarea nevoilor de arhivare la nivel de IMM.

Selectarea sistemului de arhivare potrivit pentru IMM-uri

Fiecare afacere are nevoi unice: frecvența cu care documentele vor fi accesate, volumul de documente care trebuie arhivate, tipurile de documente și cât timp trebuie păstrate în format fizic și/sau digital. Odată ce nevoile de arhivare au fost identificate, următorul pas constă în analizarea sistemelor de arhivare disponibile pe piață.

Vor fi analizate costurile de implementare, ușurința de utilizare, flexibilitatea, eficiența, conformitatea, nivelul de securitate, posibilitatea de a accesa documentele în mod remote. La acestea se adaugă evaluarea capacității de integrare cu alte sisteme existente în respectiva firmă de tip IMM.

Managementul documentelor în sistemul de arhivare

Este necesară implementarea unor sisteme de indexare și etichetare eficiente. Acestea permit localizarea rapidă a documentelor stocate. Există diferite metode de arhivare fizică, precum și instrumente digitale care fac acest proces mai eficient. De exemplu, software-ul de gestionare a documentelor (DMS) include funcții de indexare automată și etichetare inteligentă.

Implementarea unui sistem de arhivare digital poate oferi numeroase avantaje, inclusiv economisirea spațiului, îmbunătățirea accesibilității și protejarea documentelor împotriva deteriorării fizice. Există diverse aplicații software de arhivare, cu posibilitatea personalizării modulelor de lucru. Implementarea unui astfel de sistem implică selecția software-ului potrivit, configurarea sistemului și formarea utilizatorilor.

Securitatea datelor în cadrul sistemelor de arhivare

În cadrul unei întreprinderi mici sau mijlocii, informațiile reprezintă o resursă valoroasă, iar pierderea sau coruperea acestora poate avea consecințe grave. Există diverse metode de protecție a datelor care pot fi aplicate în cadrul unui sistem de arhivare.

Criptarea este un proces care convertește datele într-un cod unic, pentru a preveni accesul neautorizat. Backup-ul regulat al datelor reprezintă o altă măsură recomandată, pentru recuperarea informațiilor în caz de pierdere sau corupere. Controlul accesului la date și utilizarea unui firewall sunt de asemenea metode eficiente de protecție a datelor în cadrul unei afaceri.

Implementarea unor politici și proceduri de securitate reprezintă o componentă importantă a protejării datelor din arhive fizice și arhive electronice. Toți angajații ar trebui să fie instruiți cu privire la aceste politici și proceduri și să le urmeze cu strictețe.  

Revizuirea sistemului de arhivare pentru IMM-uri

Sistemul de arhivare trebuie monitorizat și revizuit periodic, pentru a se asigura că rămâne eficient, securizat și conform cu legile în vigoare privind păstrarea datelor. Această evaluare nu implică doar verificarea faptului că sistemul de arhivare actual îndeplinește necesitățile și cerințele afacerii. Este examinat și modul în care documentele sunt stocate, accesate, gestionate și eliminate.

Odată cu dezvoltarea afacerii, sunt necesare acțiuni precum îmbunătățirea procedurilor de stocare a datelor, implementarea unor măsuri de securitate mai stricte sau simplificarea proceselor de accesare și recuperare a documentelor. Aceste modificări contribuie la creșterea eficienței și productivității, dar necesită achiziționarea și implementarea de noi tehnologii de arhivare, instruirea personalului sau modificarea politicilor și procedurilor existente.

 

Articol extern