Să analizăm acum următorul scenariu:

După accesarea unei pagini web sau după citirea unei reclame publicitare, un potenţial client se decide să va contacteze pentru obtinerea de informaţii suplimentare. Ca urmare, va trimite un email la adresa indicată în pagina web sau în reclama respectivă.
În acest moment, intră în scenă autoresponderul.

Care este secretul?

Adresa menţionata (la care este direcţionat clientul respectiv) NU este adresa proprie de email. Ea reprezintă adresa unui autoresponder pe care aţi avut grija să-l setaţi in prealabil. După ce persoana respectiva a trimis emailul la adresa indicata, ea va primi ÎN MOD AUTOMAT şi intr-un interval de cateva secunde sau minute documentul/ mesajul pe care l-aţi plasat anterior in autoresponder.

În acelaşi timp, cel care a setat AR va primi un email de confirmare în care vor fi specificate:

  • adresa email a solicitantului
  • data şi ora la care a fost făcută cererea
  • alte informaţii introduse in mesajul solicitantului

Setarea unui autoresponder

Daca doriţi, puteţi să setaţi foarte uşor un autoresponder gratis la
http://www.rapidreply.net
sau http://www.freeautobot.com

Va trebui să vă alegeţi mai întai un login şi o parola.
Login-ul reprezintă de fapt numele din adresa autoresponderului (nume@rapidreply.net)

În continuare, va trebui să stabiliţi titlul autoresponderului şi subiectul acestuia (cel care va fi trecut in linia Subject a emailului ).
Apoi va trebui să completaţi cateva campuri referitoare la domeniul de activitate, modul de inserare al reclamelor, etc.
După ce veţi parcurge toti acesti paşi (in maxim 5 minute), veţi deveni posesorul unui autoresponder pe care-l puteţi folosi pentru automatizarea răspunsului la mesajele dvs.

Introducerea mesajului propriu-zis

După ce aţi setat autoresponderul, va trebui să introduceţi mesajele propriu-zise.
De exemplu, în Freeautobot daţi click pe Edit Messages. Introduceti întai subiectul mesajului şi apoi mesajul propriu-zis.
La scrierea mesajelor se vor avea in vedere doua aspecte:

1. Mesajul se va scrie folosind un editor text bazat pe codul ASCII. De exemplu, Windows Notepad sau Wordpad. Apoi, cu comenzile Copy şi Paste, se va copia mesajul în formularul autoresponderului. Ne vom asigura astfel că mesajul respectiv nu va conţine caractere ilizibile in anumite programe de e-mail.

2. In mesajul preformatat nu trebuie sa existe mai mult de 60-70 de caractere pe linie, pentru a se evita liniile prea lungi şi pentru a putea fi citit mai uşor. De exemplu, Sendfree limiteaza la 65 de caractere pe linie continutul mesajului.